Verwerkersovereenkomst

Inleiding

Deze Verwerkersovereenkomst is onderdeel van de “Hoofdovereenkomst” (= het uitvoeren van een opdracht) tussen ontwerpbureau hollandse meesters, hierna te noemen “Ontwerper” of “Verwerker”, en de natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie ontwerpbureau hollandse meesters de Hoofdovereenkomst aangaat (Hierna: “Klant” of “Verwerkingsverantwoordelijke”). Samen worden Ontwerper en Klant de “Partijen” genoemd.

Partijen hebben een Hoofdovereenkomst gesloten waar tevens de Algemene Voorwaarden van ontwerpbureau hollandse meesters op van toepassing zijn.

Voor de Hoofdovereenkomst worden door ontwerpbureau hollandse meesters, namens de Klant persoonsgegevens verwerkt. Conform de Toepasselijke Wetgeving gaan Partijen deze overeenkomst aan, die hun respectievelijke rechten en plichten uiteenzet met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (de “Verwerkersovereenkomst”).

1 Definities

De volgende begrippen krijgen de betekenis zoals hieronder aangeduid:

  • Betrokkene of Betrokken Personen: de identificeerbare natuurlijke persoon wiens Persoonsgegevens verwerkt worden.
  • Datalek: een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
  • Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die ontwerpbureau hollandse meesters in het kader van de Samenwerking ten behoeve van Klant verwerkt.
  • Medewerker(s): de personen die door de Partijen worden gemachtigd voor de uitvoering van deze Verwerkingsovereenkomst en die onder hun verantwoordelijkheid werken.
  • Subverwerker: iedere derde partij die door Ontwerper wordt ingeschakeld om ten behoeve van Ontwerper Persoonsgegevens te verwerken, zonder aan het rechtstreeks gezag van Ontwerper te zijn onderworpen.
  • Toepasselijke Wetgeving: wetten of andere (lokale) voorschriften, verordeningen, richtlijnen of beleidslijnen, instructies of aanbevelingen van overheidsinstanties die van toepassing zijn op de verwerking van de persoonlijke gegevens, inclusief eventuele wijzigingen, vervangingen, updates of andere latere versies daarvan.
  • Verwerking: iedere bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

2  Rechten en plichten van Klant

Klant stelt de Persoonsgegevens ter beschikking aan ontwerpbureau hollandse meesters. Klant bepaalt het doel van en de middelen voor de Verwerking. Klant garandeert dat de Verwerking van de Persoonsgegevens, waaronder de verzameling, gebeurt overeenkomstig de relevante Toepasselijke Wetgeving.

Indien de Medewerkers van Klant zelf Persoonsgegevens verwerken valt de verantwoordelijkheid voor de naleving van de Toepasselijke Wetgeving onder de verantwoordelijkheid van Klant.

3  Gegevensverwerking

Ontwerpbureau hollandse meesters verbindt zich ertoe enkel Persoonsgegevens te verwerken voor rekening van Klant in het kader van de activiteiten, zoals omschreven in de Hoofdovereenkomst.

De Hoofdovereenkomst en de Verwerkersovereenkomst bepalen gezamenlijk het onderwerp en de duur van de Verwerking.

Voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst kan ontwerpbureau hollandse meesters Persoonsgegevens aan de volgende Verwerkingen onderwerpen: Verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Ontwerpbureau hollandse meesters zal de persoonsgegevens uitsluitend bekendmaken aan medewerkers en/of subverwerkers die (noodzakelijkerwijs) toegang hebben tot de persoonsgegevens voor de uitvoering van de verplichtingen onder de Hoofdovereenkomst, tenzij anders vereist door de Toepasselijke Wet.

Ontwerpbureau hollandse meesters verwerkt geen Persoonsgegevens op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte.

Het soort persoonsgegevens dat verwerkt wordt is afhankelijk van de opdracht van Klant en daarmee met hun toestemming. We bewaren de bestanden op onze server die in onze studio (Keizerstraat 33 te Utrecht) staat, om onze klanten bij een mogelijke vervolgopdracht sneller en beter van dienst te kunnen zijn.

De Persoonsgegevens op back-ups genieten dezelfde bescherming als de originele Persoonsgegevens.

Ontwerpbureau hollandse meesters garandeert dat haar Medewerkers uitsluitend toegang hebben tot de Persoonsgegevens voor zover dit nodig is om hun taken in het kader van de opdracht tot Verwerking uit te voeren. Ontwerpbureau hollandse meesters zal zijn Medewerkers informeren over de verplichtingen van deze Verwerkersovereenkomst.

4  Subverwerkers

Ontwerpbureau hollandse meesters is gerechtigd om bij de uitvoering van de dienstverlening gebruik te maken van subverwerkers. Op aanvraag kan informatie over subverwerkers worden opgevraagd door Klant. Klant kan enkel weigeren mits gegronde redenen.

Ontwerpbureau hollandse meesters waarborgt dat met ingeschakelde subverwerkers een overeenkomst wordt gesloten, waarin dezelfde waarborgen inzake gegevensbescherming worden overeengekomen als uiteengezet in deze Overeenkomst. Ontwerper blijft volledig verantwoordelijk ten aanzien van de Klant voor de naleving door de Subverwerker van haar verplichtingen.

Daarnaast kunnen, na expliciete toestemming van de Verwerkinsgsverantwoordelijke, persoonsgegevens met subverwerkers gedeeld worden indien van aanvullende diensten gebruik wordt gemaakt.

5 Vertrouwelijkheid

Ontwerpbureau hollandse meesters is gehouden tot een vertrouwelijkheidsplicht ten aanzien van de Persoonsgegevens die in opdracht van Klant worden verwerkt. Deze geheimhoudingsplicht geldt onverkort voor de Medewerkers van ontwerpbureau hollandse meesters en voor eventuele Subverwerkers. Ook na het beëindigen van de samenwerking blijft de vertrouwelijkheidsplicht voortduren.

Deze vertrouwelijkheidsplicht geldt niet wanneer Ontwerper door de Toezichthoudende Autoriteit, een wettelijke bepaling of een rechterlijk bevel verplicht wordt deze Persoonsgegevens mede te delen, wanneer de informatie openbaar bekend is en wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van Klant.

6 Veiligheidsmaatregelen

Ontwerpbureau hollandse meesters neemt de vereiste passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen zodat de Verwerking aan de Toepasselijke Wetgeving voldoet en de rechten van Betrokkenen zijn gewaarborgd.

Ontwerpbureau hollandse meesters hanteert een passend beschermingsniveau, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van implementatie en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking. Ontwerpbureau hollandse meesters is verantwoordelijk voor het aanbrengen en/of wijzigen van het beschermingsniveau als dit noodzakelijk wordt geacht of vereist door de wet.

Ontwerpbureau hollandse meesters is verantwoordelijk voor het aanbrengen en/of wijzigen van het beschermingsniveau als dit noodzakelijk wordt geacht onder de Toepasselijke Wetgeving of wordt verzocht door Opdrachtgever. Eventuele extra kosten komen voor rekening van Opdrachtgever, tenzij anders is overeengekomen.

7 Melding van een datalek

Indien ontwerpbureau hollandse meesters een Datalek vaststelt, meldt hij dit onverwijld en ten laatste binnen de 48 uur aan Klant na de vaststelling. Deze melding wordt ten minste het volgende omschreven of meegedeeld:

  • De aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van Betrokkenen en de Persoonsgegevens in kwestie.
  • De waarschijnlijke gevolgen van het Datalek in verband met Persoonsgegevens.
  • De maatregelen die ontwerpbureau hollandse meesters neemt om het Datalek aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen om de eventuele nadelige gevolgen daarvan te beperken.
  • Ontwerpbureau hollandse meesters informeert Klant ook na een melding op basis van het vorige artikel over de ontwikkelingen betreffende het vastgestelde Datalek.
  • Klant dient te beoordelen of zij de Toezichthoudende Autoriteit en/of de betrokkenen daarover informeert.
  • Partijen dragen beide de door henzelf gemaakte kosten in verband met een melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene.

8 Verzoeken van betrokkenen of overheidsinstanties

Ontwerpbureau hollandse meesters zal Klant in de mate van het mogelijke assisteren bij verzoeken van Betrokkenen. In het geval dat een betrokkene een dergelijk verzoek richt aan ontwerpbureau hollandse meesters, zal ontwerpbureau hollandse meesters het verzoek doorsturen aan Klant, en zal Klant het verzoek verder afhandelen, tenzij expliciet anders overeengekomen.

Ontwerpbureau hollandse meesters staat Klant in de mate van het mogelijke bij om verzoeken van overheidsinstanties te beantwoorden.

Voor de uitvoering van artikel 8.1 en 8.2 worden de door ontwerpbureau hollandse meesters gemaakte kosten vergoed door Klant, tenzij anders is overeengekomen.

9 Informatieverplichting

Ontwerpbureau hollandse meesters stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen.

10 Intellectuele eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Persoonsgegevens komen toe aan Klant. Deze intellectuele eigendomsrechten zijn onder andere het auteursrecht en het sui generis ontwerpbureau hollandse meesters ontvangt slechts een beperkt gebruiksrecht voor zover nodig om de overeengekomen Verwerkingen uit te voeren.

11 Duur en einde van de overeenkomst

De Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment dat Partijen een Hoofdovereenkomst aangaan. Deze Hoofdovereenkomst is onderdeel van een (langdurige) Samenwerking. De Verwerkersovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van deze Samenwerking.

Partijen kunnen de Verwerkersovereenkomst niet tussentijds opzeggen.

De Verwerkersovereenkomst eindigt nadat de Samenwerking schriftelijk is beëindigd.
Ontwerpbureau hollandse meesters verwijdert op verzoek van Klant bestanden en back-ups, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.

12 Algemene Bepalingen

Deze Verwerkersovereenkomst is onderdeel van de Hoofdovereenkomst. De rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de Hoofdovereenkomst en de Algemene Voorwaarden van ontwerpbureau hollandse meesters zijn daarom ook van toepassing op de Verwerkersovereenkomst.

Bij eventuele tegenstrijdigheden tussen de bepalingen in de Verwerkersovereenkomst en de Hoofdovereenkomst, gelden de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst voor zover de bepalingen specifiek betrekking hebben op de Verwerking van Persoonsgegevens.

Deze overeenkomst vervangt alle voorgaande of bestaande afspraken tussen de partijen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens. Deze overeenkomst kan enkel schriftelijk gewijzigd worden, na gezamenlijke ondertekening door de Partijen.Overeenkomstig de Algemene Voorwaarden van ontwerpbureau hollandse meesters is ook op de Verwerkersovereenkomst het Nederlandse recht van toepassing en geschillen worden aanhangig gemaakt bij de bevoegde rechter te Amsterdam; dan wel, ter keuze van ontwerpbureau hollandse meesters, bij de bevoegde rechter van de woonplaats van Klant.

Verwerkersovereenkomst hollandse meesters, versie mei 2018